Indiware (Universalschnittstelle)

Mithilfe der universellen Schnittstelle von Indiware können Sie direkt aus Indiware Ihre Stunden- und Vertretungspläne automatisch zu plan.schule übertragen lassen. Insofern Sie über die Schnittstelle noch nicht verfügen, wenden Sie sich bitte direkt an Indiware. Hier zeigen wir Ihnen, wie der Import der Pläne mithilfe der universellen Schnittstelle funktioniert.

Kurz gesagt: Sie legen in plan.schule unter Schnittstellen → Indiware einen Eintrag an und kopieren den Zugangsschlüssel in Indiware. Danach schickt Indiware Stunden- und Vertretungsplan auf Knopfdruck selbst zu plan.schule – Sie müssen keine Dateien mehr hochladen.

Bitte stellen Sie sicher, dass Indiware auf dem neuesten Stand ist. Unsere Anleitung bezieht sich stets auf die aktuelle Version.

Bezeichnungen überprüfen

Damit der Stundenplan aus Indiware auch Ihren Klassen, Gruppen und Kursen in beste.schule ordnungsgemäß zugeordnet werden kann, müssen die Bezeichnungen der „Gruppe in SaxSVS“ (in Indiware) und der „ID“ (in beste.schule) übereinstimmen. 

Die Bezeichnungen in beste.schule entstehen i.d.R. durch den Import aus Ihrem Stammdatensystem (z.B. SaxSVS). Nutzen Sie die gleiche Datei auch für den Import in Indiware, sollten die Bezeichnungen in beiden Systemen übereinstimmen.

So können Sie die Gruppennamen in Indiware überprüfen: Navigieren Sie in Indiware in den Unterrichtsdateien zu dem entsprechenden Kurs. In der Kursübersicht überprüfen Sie die Bezeichnung im Feld „Gruppe in SaxSVS“ und gleichen Sie diese mit der ID in beste.schule ab.

So überprüfen Sie die GruppenID in beste.schule: In der admin-Rolle navigieren Sie zur Klassenübersicht. Klicken Sie nun eine Klasse/Gruppe an. In der sich öffnenden Klassenübersicht klicken Sie auf den Stift in der rechten oberen Ecke. In der ersten Zeile finden Sie die ID.

Stimmen beiden Bezeichnungen überein, können Sie dem Kurs/ der Gruppe in Indiware einen einfacheren Namen vergeben.

Vorbereitung in plan.schule

1. Klicken Sie im Menü links auf Schnittstellen → Alle Schnittstellen.
2. Klicken Sie bei Indiware auf Öffnen (bzw. Einrichten, wenn noch nichts angelegt ist).
3. Klicken Sie oben rechts auf Erstellen, falls noch kein Eintrag da ist. Ist schon einer da, klicken Sie ihn an.

Das Formular „Indiware erstellen“ (der Zugangsschlüssel ist hier unkenntlich gemacht)

1. Stundenplandatei (.json) und
2. Vertretungsplandatei (.json): Diese Felder lassen Sie leer, wenn Indiware die Pläne selbst schickt (empfohlen). Mehr dazu ganz unten.
3. Zugangsschlüssel: Er ist schon ausgefüllt. Markieren und kopieren Sie ihn – Sie brauchen ihn gleich in Indiware.
4. Gruppennamen: siehe Erklärung unten.
5. Ignorierte Fächer: Fächerkürzel eintippen und Enter drücken. Stunden mit diesen Fächern werden beim Import übersprungen.

Klicken Sie ganz unten auf Erstellen. Erst dann ist der Zugangsschlüssel gespeichert und gültig.

Den Zugangsschlüssel geheim halten! Wer ihn kennt, kann Pläne an Ihre Schule schicken. Geben Sie ihn nicht weiter und zeigen Sie ihn nicht auf Screenshots.

Einstellungen für Gruppennamen

Klassenstufe in Gruppennamen einfügen? Setzen Sie den Haken, wenn Ihre Gruppen in Indiware keine Klassenstufe vorn haben (z. B. „ETH1“), in SaxSVS oder beste.schule aber schon (z. B. „8ETH1“). Die Klassenstufe wird dann beim Import ergänzt. Sie können festlegen, ob sie vorn, hinten oder an beiden Stellen stehen soll, und Jahrgänge ausnehmen (z. B. die Sek I). Bei Klassen mit Buchstaben (z. B. „8a“) wird auch der Buchstabe richtig gesetzt.

Doppelte Gruppennamen umbenennen? (ist vorausgewählt) Gibt es denselben Gruppennamen in mehreren Jahrgängen, wird nur bei diesen Gruppen die Klassenstufe ergänzt. Eindeutige Namen bleiben, wie sie sind.

Exporteinstellungen in Indiware

Export Stundenplan

Zu den Exporteinstellungen gelangen Sie über die erste Ebene des Vertretungsplanes. Dort wählen Sie im Menü den Punkt “Export” aus und klicken dann auf “Export universell konfigurieren”.

Beim Öffnen des Export-Einstellungsdialoges ist eine leere Voreinstellung oder die Standardeinstellung zu sehen.

Klicken Sie nun auf das Blatt-Symbol, wie auf dem Screenshot gezeigt. 

Wählen Sie für den Export des Stundenplanes besteschuleSP.expsp aus und setzen Sie unter “Informationen” die Häkchen bei “Stammdaten” und “Stundenplan (ohne Vertretungen)”. Wählen Sie unter “Ziel” “Direktupload plan.schule” aus.

Im nächsten Schritt tragen Sie den Zugangsschlüssel aus plan.schule im Reiter “Upload” ein, welcher einen regelmäßigen, automatischen Upload der Informationen in plan.schule ermöglicht.

Bestätigen Sie Ihre Angaben mit dem Button “Übernehmen” am rechten Rand. Um den Stundenplan hochzuladen, drücken Sie im Reiter “Informationen” den “Upload”-Knopf. Der Stundenplan wird nun hochgeladen.

Insofern Sie nicht die neuesten Updates haben, zeigen wir Ihnen hier die vorherige Vorgehensweise.

Zu den Exporteinstellungen gelangen Sie über die erste Ebene des Vertretungsplanes. Dort wählen Sie im Menü den Punkt “Export” aus und klicken dann auf “Export universell konfigurieren”.

Beim Öffnen des Export-Einstellungsdialoges ist eine leere Voreinstellung oder die Standardeinstellung zu sehen.

Klicken Sie nun auf das Blatt-Symbol, wie auf dem Screenshot gezeigt.

Wählen Sie für den Export des Stundenplanes besteschule SP.expsp aus und setzen Sie unter “Informationen” die Häkchen bei “Stammdaten” und “Stundenplan (ohne Vertretungen)”

Im nächsten Schritt tragen Sie den Zugangsschlüssel aus plan.schule im Reiter “Beste.Schule” ein, welcher einen regelmäßigen, automatischen Upload der Informationen in plan.schule ermöglicht.

Im Reiter “Export/Upload” wählen Sie nun bitte den Punkt “Direktupload Beste.Schule” aus.

Bestätigen Sie Ihre Angaben mit dem Button “Übernehmen” am rechten Rand. Um den Stundenplan hochzuladen, drücken Sie im Reiter “Informationen” den “Upload”-Knopf. Der Stundenplan wird nun hochgeladen.

Export Vertretungsplan

Der regelmäßige Upload des Vertretungsplanes wird folgendermaßen vorbereitet: 

Zu den Exporteinstellungen gelangen Sie über die erste Ebene des Vertretungsplanes. Dort wählen Sie im Menü den Punkt “Export” aus und klicken dann auf “Export universell konfigurieren”.

Beim Öffnen des Export-Einstellungsdialoges ist nun erstmal eine leere Voreinstellung oder die Standardeinstellung zu sehen.

Klicken Sie nun auf das Blatt-Symbol, wie auf dem Screenshot gezeigt.

Wählen Sie für den Export des Vertretungsplanes beste.schuleVP.expsp aus und setzen Sie das Häkchen unter “Informationen” bei “Vertretungsplan (nur Änderungen)”. Unter “Ziel” wählen Sie “Direktupload plan.schule” aus.

Schaltflächen einstellen

Um die Stunden- und Vertretungspläne bequem zu plan.schule zu exportieren, müssen Sie einmalig Einstellungen in Indiware vornehmen.

Zunächst müssen die Schaltflächen für den Export (universell) festgelegt werden. Dazu wählen Sie im Menü “Ausgabe” “Schaltfläche für Export (universell) festlegen”.

Dort wählen Sie nun für die Schaltfläche 1 die Datei besteschule VP.exps und für die Schaltfläche 2 SPlan.expsp. Bestätigen Ihre Auswahl mit “OK”.

Upload des Vertretungsplanes

Der Stundenplan-Export ist nun fertig eingerichtet. Für den Vertretungsplan nehmen Sie bitte noch folgende Einstellungen vor.

Öffnen Sie unter Einstellungen die “Multifunktionsschaltfläche”.

Setzen Sie die Haken bei “Export/Upload 1”. So stellen Sie sicher, dass der Vertretungsplan immer hochgeladen wird, immer wenn Sie den Upload über die Multifunktionsschaltfläche anregen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit “OK”.

Upload über Schaltflächen

Nutzen Sie im Alltag nun entsprechend die Schaltflächen für den Upload. Wenn Sie die Einstellungen wie beschrieben vorgenommen haben, nutzen Sie

• die Multifunktionsschaltfläche für den täglichen Upload des Vertretungsplanes (A)
• und insofern Sie einen neuen Stundenplan hochladen möchten, nutzen Sie die Schaltfläche {2} für den Upload eines neuen Stundenplanes:

Ohne automatischen Upload: JSON-Dateien hochladen

Wenn Sie den automatischen Upload nicht nutzen, können Sie die Pläne auch als .json-Dateien aus Indiware exportieren und von Hand hochladen:

1. Öffnen Sie Schnittstellen → Indiware und Ihren Eintrag.
2. Ziehen Sie die Dateien in die Felder Stundenplandatei (.json) und Vertretungsplandatei (.json).
3. Klicken Sie auf Erstellen bzw. Speichern.
4. Klicken Sie oben rechts auf Stundenpläne importieren bzw. Vertretungspläne importieren.

Achtung: Gibt es schon einen Stundenplan mit dem gleichen Zeitraum, wird er beim Import ohne Rückfrage überschrieben. Was Sie dort von Hand geändert haben, geht dabei verloren. Legen Sie vorher eine Kopie an (Stundenpläne → Plan öffnen → Duplizieren), wenn Sie unsicher sind.

Wo finde ich die importierten Pläne?

Nach dem Import stehen die Pläne im Menü links unter Stundenpläne bzw. Vertretungspläne. Öffnen Sie den neuen Plan einmal und prüfen Sie im Reiter Allgemein den Zeitraum (Gültig von / Gültig bis). Dort können Sie den Plan auch von Hand nachbearbeiten.

Wenn Ihre Schule mit beste.schule verbunden ist, kommen die Pläne automatisch auch dort an. Wie Sie die Verbindung einrichten, lesen Sie im Kapitel Daten weitergeben.

Etwas hat nicht geklappt? Unter Logs sehen Sie, was beim Import passiert ist. Hilfe finden Sie im Kapitel Hilfe bei Problemen.